Cómo distribuir información de forma automatizada
Distribuir información es una actividad continua en las empresas; con la funcionalidad de Publicación (Publishing) de SAP se cubre cualquier casuística posible.
Distribuir información es una actividad habitual en cualquier ámbito de la vida; de hecho nos pasamos un porcentaje elevado de nuestro tiempo compartiendo información, pues es un aspecto básico de la naturaleza humana.
A nivel empresarial también sucede; se está compartiendo información continuamente. Existen diferentes soluciones que nos permiten distribuir tanta información como queramos bajo la cadencia temporal que se requiera independientemente de la vía de trasmisión (correo electrónico, portales, sistemas de ficheros,…), o en qué formatos (nativo de la aplicación que se utilice, hojas de cálculo, ficheros pdf,…); además, cuanto más grande es la empresa distribuir la información conlleva poder filtrarla para dar a cada usuario la que requiera y asimismo sólo a la que tenga derecho (data-driven), aparte de otras opciones probablemente menos importantes. Y una cuestión adicional que aunque no se da en todos los casos cuando se da sí es muy importante, es si esos usuarios son internos de la empresa, son clientes, son proveedores, o qué tipo de relación existe con ellos y por tanto las reglas a utilizar para poder llevar a cabo esa entrega de información personalizada.
Todo esto y bastante más es lo que permiten las tecnologías de la plataforma de Business Intelligence de SAP, incluidas tanto en la línea Crystal Server como en la línea BusinessObjects. Se trata de la funcionalidad de Publicación (Publishing).
Para ello voy a basarme en un ejemplo que consiste en distribuir a todos nuestros clientes un resumen con los pedidos que nos han emitido; utilizo este ejemplo de envío pues cuando los destinatarios son de nuestra empresa suelen existir directorios activos que los compartimentan y eso facilita el hecho de filtrar la información a enviar, mientras que en un envío a usuarios externos esa discriminación en la información a enviar puede ser imposible o al menos mucho más difícil si no se disponen de funcionalidades tan completas como las de la Publicación, y así veis todo el ciclo.
Con SAP Crystal Reports creamos el informe con el que accedemos a una base de datos y seleccionamos los campos que nos interesan para tener el listado de destinatarios a los que enviar la información, en este ejemplo algo muy sencillo, pues son sólo 3: código de cliente, nombre de cliente, y dirección de correo electrónico (podríamos incluir más que nos servirían para poder segmentar mejor y más ampliamente la información a enviar). Aquí tengo que aclarar que las diferentes líneas que se basan en la plataforma BI de SAP ofrecen diferentes funcionalidades; todo lo que voy a explicar se puede hacer tanto en la solución inicial de BI comercializada como Crystal Server como en las más avanzadas comercializadas como BusinessObjects; pero esta última además permite utilizar también informes u objetos creados con Web Intelligence, lo que amplía el uso de la funcionalidad de Publicación.
También creamos el informe que queremos distribuir, en este caso el desglose de cada pedido que nos han hecho nuestros clientes, con la información de diferentes campos, como el código de producto, la imagen del producto, el nombre del producto, la cantidad pedida, el precio unitario, el número del pedido, y la fecha del pedido. El informe lo tenemos agrupado por código de cliente, y hacemos que haya una página por pedido.
Cuando ya tenemos los informes creados los metemos en la plataforma BI de SAP que tengamos, en este caso BusinessObjects Suite. En esta captura veréis la plataforma de lanzamiento de BI, o Launchpad, con su visualización de carpetas en la que tenemos una llamada “Post distribución automatizada”, y dentro de ella los dos informes que hemos creado y la publicación que nos permitirá distribuir el informe que queremos.
Un paquete de Publicación tiene diferentes apartados (Resumen, Propiedades generales,…): no las voy a enseñar todas pero sí me pararé en las más importantes y luego comentaré algunos temas que pueden ser interesantes de las que no enseñe directamente. En esta primera imagen tenemos el apartado de “Documentos de origen”, donde podremos seleccionar tantos informes como deseemos incluir en la Publicación, en este caso sólo uno, el de los pedidos de nuestros clientes.
Si los destinatarios fueran usuarios internos utilizaríamos el apartado de “Destinatarios empresariales” para seleccionar y configurar todo lo necesario; como comenté anteriormente he preferido utilizar usuarios externos, por lo que será la opción de “Destinatarios dinámicos” la que utilizaremos.
En ella debemos fijarnos en varias cosas:
- “Seleccione el origen para los destinatarios dinámicos”: tenemos dos opciones, una de ellas tal como se ve a través de un informe de Crystal Reports (la otra es a través de Web Intelligence, que como he comentado antes sólo estará disponible con una solución SAP BusinessObjects)
- Inmediatamente debajo tenemos el botón de “Examinar”, que nos permite cargar el informe que habíamos diseñado para este cometido
- Con las 3 combos que se ven en la imagen ligaremos los campos de “Identificador de destinatario”, “Nombre completo”, y “Correo electrónico” con campos del informe que hayamos creado con la información de a qué usuarios enviaremos el informe de ventas. Sólo es necesario el primero, pues es imprescindible para poder luego saber qué enviar a quién; los otros dos nos permitirán utilizarlos dependiendo de los casos, aunque el de email normalmente también se requerirá siempre. En el resto de la pantalla tenemos una check (“Usar toda la lista”); si está chequeada enviará información a todos los destinatarios del informe, mientras que si no lo está podemos escoger a quién la enviaremos
El apartado de “Personalización” es otro de los importantes: aparte de valores de parámetros de aquellos campos que lo permitan, en la parte de abajo, la de “Filtros”, es la que nos va a permitir delimitar la información que ha de recibir cada destinatario. En este caso con una sola asignación lo conseguimos, a través del campo de “Código de cliente”; así cada destinatario recibirá sólo aquella información que deba recibir. Y si cuando hemos confeccionado el informe con el listado de destinatarios hemos incluido otros campos ahora los podremos utilizar para configurar de forma avanzada la información a enviar.
Es este apartado de Personalización el que nos da mucha potencia y versatilidad a la hora de configurar quién ha de ver qué sin requerir una preparación en los datos y con un solo informe.
En el apartado de Formato cómo escogemos en qué formatos enviaremos la información a los destinatarios, siendo en este caso sólo mediante un fichero pdf. No entraré a fondo en el tema, pero el formato nativo de Crystal Reports, el fichero con extensión “.rpt”, es mucho más potente desde el punto de vista del usuario final, pues podrá hacer muchas cosas con la información que es imposible en un pdf.
También habrá que escoger la vía mediante la cual vamos a distribuir la información. Entre los diferentes posibles destinos (a la izquierda) está seleccionado el de “Correo electrónico”, con lo que luego tenemos las opciones con las que se enviaran los correos: los apartados “De” (será una cuenta inteligible para el destinatario), “Para” (si recordáis antes habíamos mapeado del informe para destinatarios 3 campos, siendo uno de ellos el de correo electrónico), “Asunto”, “Mensaje” (aquí aparte de texto a pelo también he incluido un campo que habíamos mapeado con el nombre del cliente), y chequeamos la opción de “Agregar archivo adjunto”, para incluir en el mensaje el pdf con el informe.
Como he comentado en otros apartados en este también hay otras opciones que no comentaré, aunque sí mencionar un par por las que a veces me han preguntado, como que en vez de enviar el archivo adjunto podríamos ponerlo directamente en el cuerpo del mensaje, o enviar un enlace para que el usuario se conectara a una URL donde visualizaría el informe.
Y sobre la cadencia en el envío de la información, fijaos que en la primera opción tenemos “Ejecutar objeto”, con un combo donde hemos de escoger la periodicidad en el envío: podría ser una sola vez, cada día a una cierta hora, n días cada semana, u otras muchas que están soportadas por defecto y que veríamos al abrir el combo. En todo caso para este ejemplo he utilizado una característica especial, que son los “Calendarios”, lo que me permite ligar la ejecución de la Publicación a la cadencia de fechas que deseemos, por muy especial que sea.
Así ya tendríamos finalizado nuestro paquete, que guardaremos clicando en “Aceptar”, pero permitidme que os comente algunas opciones que pueden ser importantes e interesantes, dentro de las que tenemos a la izquierda de la imagen, como las “Reglas de entrega”, para decidir por ejemplo si siempre se enviarán o sólo cuando haya datos a enviar, “Opciones del PDF fusionado”, que nos sirve para en el caso que distribuyamos varios informes, todos en pdf, poder meterlos todos en uno y crear un índice, poner seguridad en el pdf, u otros, o “Eventos”, que hace que podamos decidir cuándo se va a ejecutar la Publicación mediante eventos, como los de programación o los de ficheros (algo parecido a lo que habíamos hecho en la opción de “Periodicidad”, pero que va más allá, permitiéndonos que directamente cuando algo se cumpla –actualizaciones de la base de datos, por ejemplo-, se ejecute la Publicación y se envíe).
Para utilizar nuestros paquetes de Publicación sólo hay que ejecutarlos, y en todo caso si se ha de cambiar alguna opción pues cambiar la configuración de los mismos.
Otros ejemplos para utilizar esta funcionalidad sería enviar a nuestros comerciales los listados de visitas que han de hacer con el resumen de compras de los clientes a visitar, notificaciones a nuestros clientes de facturas pendientes de cobro, información de ventas de productos a nuestros responsables de líneas de negocio o zonas geográficas,… en fin, una vez se utiliza una funcionalidad como esta se ven otras áreas de negocio donde reutilizarla.
Si tenéis alguna duda o comentario que hacer al respecto de este post podéis contactarme en mi dirección de email.