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Cómo sacarle partido a SAP BusinessObjects

En este artículo vamos a tratar sobre las funcionalidades que tienen a su disposición los usuarios de las soluciones de Business Intelligence de SAP BusinessObjects.

Pedro Macarrón
Pedro Macarrón es el Responsable Comercial en Consultoría Certia.
16/07/2014

Funcionalidades-para-usuarios-SAP-BusinessObjects

Los usuarios de las soluciones de Business Intelligence (BI) de SAP BusinessObjects disponen de múltiples funcionalidades: "Data Discovery", Dashboards y escenarios "What-if", "Query y Analysis", Reporting, "Search and Navigation", "Front-end OLAP", distribución automatizada de informes, "Live Office", y muchas otras, aunque en este post me basaré principalmente en las utilizarán los usuarios finales, los consumidores de la información.

SAP comercializa su plataforma BI con diferentes opciones y bajo diferentes nombres: todas se apoyan en los mismos cimientos pero ofrecen más o menos funcionalidades. Yo os hablaré de la más potente, SAP BusinessObjects Suite, aunque SAP BusinessObjects Edge ofrece casi lo mismo desde el punto de vista del usuario final, y la tercera opción, esta sí con menos prestaciones pero más que suficientes para un porcentaje muy elevado de empresas, SAP Crystal Server.

Para empezar, describir la interfaz de trabajo: como usuario "Administrador" puedo ver y utilizar todo lo que ofrece la plataforma, pero por supuesto se puede (y debe) configurar lo necesario en permisos para que cada usuario acceda a lo que necesite y pueda, y restringir el resto (todo esto se puede hacer de múltiples maneras pero es un tema de sistemas y no de usuario final). En la siguiente captura podéis ver la interfaz, ya habiéndome logado a la plataforma, y estando en la pestaña de "Documentos", con la que, especialmente los usuarios que saquen más partido de las prestaciones que se ofrecen, trabajarán habitualmente. Fijaos que justo al lado hay otra pestaña llamada "Página principal", en la que hay 5 recuadros con los objetos visualizados últimamente, los ejecutados últimamente, las alarmas, la bandeja de entrada y, caso que tuviéramos derechos para hacerlo, las herramientas de creación de los objetos que os enseñaré.
Estamos viendo la opción de "Carpetas", con una distribución de carpetas y subcarpetas con diferentes objetos en ellas, siendo esta opción de "Carpetas" una de cuatro disponibles: "Mis documentos" (opción que utilizarán los usuarios con menos requerimientos, pues probablemente aquí ya tengan todo lo que necesiten), "Carpetas", "Categorías" (una forma lógica de estructurar la información; por ejemplo podríamos crear una que se llamara "ventas", y asociarle cualquier objeto que tenga relación con ventas), y finalmente "Buscar", un motor muy potente para, si es necesario pues normalmente no hará falta, buscar dentro de la plataforma aquello que se requiera.

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Una vez vista la interfaz vayamos a los diferentes objetos que podemos visualizar. Una de las herramientas que nos permiten crear estos objetos es SAP Crystal Dashboard, cuando hablamos de modelos de Dashboards (cuadros de mando) y de escenarios "What-if" (escenarios hipotéticos, "Qué sucede si").

Para el modelo de cuadro de mando he escogido uno que nos enseña claramente la potencia a nivel de diseño al presentar la información. Es un ejemplo sobre datos de Fórmula 1: podemos escoger entre "Team",  "Driver", y "Race" para consultar la información. Aquí lo tenemos por Team, y a la derecha tenemos los diferentes Teams, que si clicáramos en cada uno de ellos veríamos su evolución durante la temporada; fijaos que en la parte de más abajo hay una información sobre el Team escogido, que aquí es estática pues es un pantallazo, pero que realmente se desplaza de derecha a izquierda, y nos permite cuando clicamos en algo de nuestro interés (por ejemplo, en "Technical Chief: Adrian Newey") información relacionada. Y fijaos también en las imágenes dispuestas como iconos grandes, que permiten también hacer cosas similares. Y ahora imaginaos que todo esto es sólo una pestaña y que tuviéramos disponibles diversas pestañas: la cantidad de información disponible, y de una forma clara y agradable, puede llegar a ser muy grande.

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La utilidad de los modelos de escenarios "What-If" es tener escenarios hipotéticos en los que estudiar las posibilidades existentes en estos escenarios. En este ejemplo, tenemos una serie de objetivos (Gross Sales, Gross Profit, Net Income,...) que queremos estudiar en el escenario de un crecimiento en nuestras ventas (el potenciómetro de abajo a la izquierda): pero claro, no es tan sencillo como aumentar un cierto porcentaje en nuestras ventas y ya está. El hecho de aumentar las ventas tiene repercusiones en otros aspectos, los comprendidos en la parte de abajo a la derecha (Sales Return & Allowances,...) que se han de tener en cuenta para que realmente los escenarios que creemos tengan validez. Añadiendo por ejemplo formato de semáforos a los colores de los objetivos se consigue mucha más claridad en la información (en la captura están todos en verde, y con colores se ve mucho más rápidamente dónde está la frontera entre tener éxito y fracaso...).

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Vamos ahora con SAP Business Explorer. Es una herramienta de "Search & Navigation" (Búsqueda y Navegación) que proporciona unas prestaciones tremendas con una forma de uso poco usual por lo intuitiva que es.

En la primera imagen que os incluyo os quiero explicar el tema de Search; esta herramienta se utiliza como un buscador de internet, de tal manera que lo que he hecho es buscar por "Road-150", que es un modelo de bicicleta de un fabricante ficticio. Lo que sucede es que los usuarios con derechos de creación de lo que se llaman Information Spaces (Espacios de Información), habrán ido accediendo a fuentes de datos y habrán ido creando estos Information Spaces: los usuarios acceden a este repositorio de Information Spaces en el que buscan por el término de su interés, y de la misma manera que un buscador de internet nos ofrece enlaces a aquellos sitios que hablen de lo que buscamos, SAP Business Explorer nos ofrece enlaces a los Information Spaces que incluyan referencias sobre nuestra búsqueda.

De hecho, en el caso que os presento, si fuerais a la pestaña de "Inicio", veríais que hay 3 Information Spaces, pero como ya he buscado por el modelo de bicicleta que quería, el resultado es que sólo hay uno en el que haya información al respecto.

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Una vez clicara sobre el enlace propuesto se me abriría la herramienta en sí, la opción de Navigation: es una "nueva" tendencia en el mundo del Business Intelligence, que persigue ofrecer a los usuarios herramientas para que puedan bucear entre los datos, encontrar patrones, razones, explicaciones y, en definitiva, dar más herramientas a todo tipo de usuarios para optimizar su trabajo.


En esta captura podemos ver arriba a la izquierda los indicadores con los que podemos hacer nuestros análisis (cantidad e importe), a su derecha las facetas (es el término que usa SAP, similar al de dimensiones, por ejemplo) por las que vamos a poder cruzar los datos (Año, Mes, Código Cliente, Ingresos,...), y en la mitad inferior tenemos, por un lado a la izquierda, la representación gráfica de los datos (en este caso un gráfico de etiquetas, pero si os fijáis a su izquierda tenemos una serie de iconos que nos permiten escoger el que queramos, teniendo todo tipo de gráficos y otras opciones de representación de datos disponibles), y por otro lado a la derecha la representación numérica.


Dentro de todas las cosas que podemos hacer pero que no da tiempo a explicar, sí quiero destacar algún apartado especialmente útil para los usuarios, como son los propios de cómo guardar estas vistas, o compartirlas. Estas vistas "son" una dirección de internet, con lo que se pueden guardar como un favorito en nuestro navegador, algo muy sencillo de hacer y de reutilizar; asimismo, se puede enviar esta dirección a quien consideremos oportuno, y estos usuarios simplemente clicando el enlace que reciban visualizarán lo mismo que llegó a preparar el primero.

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SAP Web Intelligence es una herramienta con un gran pasado dentro de BusinessObjects, y una de las más exitosas y versátiles dentro del portfolio de SAP; denominada como herramienta de "Query & Analysis" (Consulta y Análisis), permite a los usuarios crear y/o consultar documentos, dependiendo de los derechos que se tengan, teniendo en cuenta que no requiere tener nada instalado en local por lo que desde un simple navegador y en cualquier circunstancia se puede utilizar.

Muchas de sus funcionalidades pueden utilizarse mediante drag&drop (arrastrar y soltar) o de forma muy sencilla, por lo que es una herramienta ideal para que los usuarios se creen sus propios documentos de análisis, aunque consta de otras funcionalidades que sin ser especialmente complicadas de utilizar permiten análisis complejos por lo que normalmente son utilizadas por usuarios avanzados o desarrolladores.

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En SAP Web Intelligence se crean documentos que pueden tener diferentes "reports" (las pestañas que se ven en la parte inferior), con datos provenientes de una o más fuentes de datos, ligados o no. Tiene muchas funcionalidades tanto desde el punto de vista de diseño de documentos como desde el punto de vista de su uso en combinación con la plataforma de SAP BusinessObjects para automatizar la ejecución y distribución de estos documentos.

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Cuando se trata de informes llegamos a otro de los puntos fuertes de la solución, pues se basa en probablemente la herramienta de reporting más potente del mercado, SAP Crystal Reports. Vuelvo a adjuntar 2 capturas sobre informes, siendo aquí la diferencia no a nivel de diferentes opciones al crear informes (aunque SAP Crystal Reports permite la creación de múltiples tipos, incluso incrustando objetos de SAP Crystal Dashboard, lo que mejora las ya de por sí muy buenas funcionalidades de visualización de datos), sino todo lo que permite la plataforma de SAP BusinessObjects para automatizar la ejecución y distribución de estos informes.


Lo que quiero destacaros no es la potencia para crear los informes más complejos si es el caso, sino una funcionalidad llamada Interactive Parameters (Parámetros Interactivos), que proporcionan mucha "cintura" tanto para los desarrolladores como para los consumidores de estos informes. El informe contiene un gráfico de barras con datos de una serie de registros de ventas agrupados por el campo de Order.date (Fecha de pedido), y a la izquierda tenéis el panel de peticiones con los parámetros interactivos existentes, en este caso sólo uno, el de agrupación: este parámetro interactivo nos permite cambiar el campo por el que agrupamos la información simplemente escogiendo ese campo y clicando en "Aplicar". Gracias a esta funcionalidad este informe nos puede dar información detallada de nuestras ventas agrupadas por 4 campos diferentes; ahora imaginaros que aquí tenemos más parámetros interactivos disponibles, como por ejemplo que el tipo de gráfico se pueda cambiar, que podamos escoger el idioma del informe, o las zonas geográficas a estudiar, o los representantes a consultar, o los clientes, o... no hay límite más allá de la complicación que queramos tenga el informe, con el consecuente ahorro por parte de los desarrolladores en el número de informes a crear y mantener, y por parte de los usuarios de la cantidad de informes a consultar.

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La complejidad típica en las empresas es cómo hacer llegar los informes a sus destinatarios de una forma sencilla en su uso pero potente en su funcionalidad, que pasa por ejecutarlos y distribuirlos automáticamente. Con la opción de "Programar", que nos lleva a esta pantalla, indicaremos una serie de información: mucha será por defecto pero podremos especificar el formato del documento que recibirá el usuario (el nativo, pdf, Excel,...), si lo recibirá por correo electrónico o por alguna de las otra vías existentes, el valor de los parámetros del informe, la cadencia con la que se ejecutará y enviará, y otras opciones.


Todavía podemos ir más allá; hay otra funcionalidad de la plataforma llamada Publishing (Publicación), que incluye estas misma funcionalidades pero con otras añadidas, pues permite utilizar como destinatarios a usuarios que también pueda sacar de una base de datos y ofrecer a cada destinatario sólo la información que deba ver, entre otras características. En todo caso mientras que Publishing depende del tipo de licencias que tengamos de la plataforma, esta que os comento siempre estará disponible.

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Otro componente de la plataforma es SAP Analysis for OLAP. Los motores de bases de datos multidimensionales están incluidos en diferentes productos y actualmente un porcentaje elevado de empresas o bien ya están trabajando con estas tecnologías, o por lo menos tienen la capacidad tecnológica para hacerlo. Entre las más comunes nos encontramos con SAP Business Warehouse y Microsoft SQL Server Analysis Services. Si bien las herramientas que os he comentado anteriormente, u otras, pueden a través de diversos mecanismos acceder a este tipo de bases de datos, SAP Analysis for OLAP es la única que realmente es lo que se denomina un Front-End OLAP, o sea, una aplicación pensada exclusivamente para consultar este tipo de datos. Este tipo de herramientas tienen unas funcionalidades específicas muy interesantes cuando se trata de cruzar datos bajo diversos puntos de vista simultáneamente; en la captura que tenéis a continuación podéis ver como por un lado en las filas estamos viendo datos de Productos (Accesorios, Bicicletas,...), subdivididos por periodos temporales (CalendarYear 2005,...), cruzados con los Territorios de Ventas (Europe, North America,...), mediante los indicadores de Unidades Pedidas y Suma de Venta.


Estas herramientas acostumbran a estar dirigidas a perfiles muy concretos de usuarios, con conocimientos avanzados tanto de herramientas de análisis como de negocio, y entre otras ventajas se suelen destinar al análisis de conjuntos muy grandes de registros. Si se quisiera ir más allá se podrían utilizar algoritmos de Data Mining (Minería de Datos) para encontrar relaciones especiales en esos datos, aunque esto ya sería materia para otro post.

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Hasta ahora hemos hablado de herramientas que crean un cierto tipo de análisis de información, que publicamos en la plataforma de SAP BusinessObjects para, simplificando, compartirlo; si hablamos de funcionalidades que sólo encontraremos en la plataforma, para mí el apartado más potente es el de BI Workspace (Espacio de trabajo de BI) que permite crear un entorno de trabajo incluyendo tantos documentos del resto de herramientas (entre otros) como queramos.


De hecho a esto sí se le podría denominar con más acierto como Cuadro de Mandos; fijaos en la captura: hay una pestaña ("Ejemplo de BI Workspace") que es el entorno de trabajo en sí que comentaba. Este consta de diferentes pestañas y subpestañas, en las que puedo poner, como decía, documentos del resto de herramientas, pero también otros objetos disponibles en la plataforma.


En el ejemplo que quiero comentarios tenemos una pestaña denominada "Visor", en la que hemos incluido dos de estos objetos: el primero es la "Lista de navegación", y el segundo el "Visor" en sí. En el primero montamos una estructura de carpetas y subcarpetas en las que incluimos objetos de SAP Crystal Reports, SAP Crystal Dashboard (como el que se ve en el visor), etc., de tal manera que proporcionamos al usuario toda una serie de información en un solo punto, agrupada como consideremos, y otra serie de ventajas.

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En este segundo pantallazo vemos como en otra de las pestañas ("Informes"), hay dos subpestañas ("Ventas" y "Finanzas"), y habiendo clicado en la primera tenemos 3 informes disponibles.


Incrustada en los BI Workspace tenemos otra funcionalidad que nos permite enlazar modelos de SAP Crystal Dashboard con informes de SAP Crystal Reports, de tal manera que podemos pasar un parámetro desde un modelo a un informe, como por ejemplo estar viendo de forma sumarizada las ventas por países y al clicar en uno de ellos ver en el informe el detalle de esas ventas.

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Hay muchas otras funcionalidades que comentar, pero para no alargarme demasiado acabaré este post con una que considero muy útil y potente. SAP Live Office instala en nuestro Microsoft Office una pestaña adicional que nos permite interactuar con nuestra plataforma de SAP BusinessObjects, y así podemos acceder a documentos almacenados en nuestra plataforma para recuperar datos, gráficos, u otros, e insertarlos en Excel, PowerPoint, o Word; pero lo bueno es que no es una "foto", sino que realmente está ligado a estos documentos, de tal manera que si actualizo esos datos o esos gráficos que he importado, va a la plataforma y recupera los últimos datos disponibles, por supuesto respetando la seguridad requerida.

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¿Quién no ha tenido que hacer una presentación de resultados y para poderla hacerla, por ejemplo con PowerPoint, ha tenido que hacer copy/pastes a Excel, hacer un refrito de estos datos, crear un gráfico, y vuelta a copy/paste a PowerPoint? Ahora insertando el gráfico y refrescándolo ya habremos acabado y sin errores... o si tenemos que hacer algo adicional con los datos recuperados pues siendo Excel una hoja de cálculo podremos hacer los que queramos con ellos (¡aunque si los borramos nos avisará que son datos de la plataforma! Y siempre podremos recuperarlos...).

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Si tenéis alguna duda o queréis profundizar en todo lo que nos ofrecen estas tecnologías no dudéis en contactarme.

Saludos.



Temas: SAP BusinessObjects , Business Intelligence
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