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Cómo construir un cuadro de mandos con SAP Crystal Dashboard

SAP Crystal Dashboard es una de las herramientas de cuadros de mando más productivas

Pedro Macarrón
Pedro Macarrón es el Responsable Comercial en Consultoría Certia.
11/04/2014

Como-construir-cuadro-mandos-SAP-Crystal-Dashboard

En Certia una de las cosas que hacemos es proporcionar soluciones de Business Intelligence a nuestros clientes, y para ello una de las opciones que utilizamos es SAP Crystal Dashboard, bien como solución standalone, bien incrustada en SAP BusinessObjects o en SAP Crystal Server, las plataformas para soluciones completas de Business Intelligence que comercializa SAP.

En esto post os voy a describir cómo se hace un cuadro de mandos con SAP Crystal Dashboard; para ello veremos los resultados de una serie de vendedores, comparando sus ventas con los objetivos que tenían y previendo sus futuras ventas, además de ver su peso en el total de ventas. Para ello iré incrustando pantallazos e insertando comentarios explicando lo que hago y lo que se ve en las imágenes.

El entorno de trabajo de SAP Crystal Dashboard lo podéis ver en esta imagen:

SAP Crystal Dashboard fue creado para hacer cuadros de mandos (o dashboards como son conocidos comúnmente) sobre datos de Microsoft Excel; así, para soluciones sencillas simplemente incorporando un fichero Excel, o haciendo un copiar/pegar, podremos disponer fácilmente de los datos necesarios para la creación del cuadro de mando. En todo caso para las soluciones más usuales los datos vendrán de fuentes externas, vía XML o servicios web y, por supuesto, hacer que se refresquen. En este ejemplo partiremos de datos ya metidos en la hoja de Excel incrustada.

Para hacer el entorno de trabajo más amigable y transparente pondremos colores a diferentes zonas de los datos y de esta manera con un simple vistazo podremos diferenciar en la zona roja los datos en general (de ventas, estando a su derecha los datos de objetivos), y en la naranja y azul oscuro datos para comparar las ventas con los objetivos.

Aquí podéis ver en la parte central los diferentes objetos que vamos a utilizar en la confección del cuadro de mandos de ventas: gráficos de barras ("Actual vs Budget") y de combinación ("Montly Sales by Sales rep"), indicadores Gauge ("Contribution"), para escoger el representante sobre el que profundizar en sus datos una combo box ("Sales Rep 1"), casillas de valores ("Year to Date Sales",...); de hecho veréis todos los objetos de cuadro de mandos en la pestaña de "Object Browser".


La forma de trabajar de SAP Crystal Dashboard es ligar los objetos que insertamos en nuestro cuadro de mandos con datos que estén en la hoja Excel. Para ello, cuando tenemos seleccionado un objeto nos salen las opciones disponibles del mismo agrupadas en pestañas; por ejemplo, al gráfico de combinación dentro de la pestaña "General" le podemos poner datos tanto directamente como apuntando a la hoja Excel: su título, subtítulo, los valores a representar (en este caso tres series: Actual, Budget, y Projection), sus etiquetas, y otros. En el resto de pestañas tenemos otras opciones a configurar, como por ejemplo en la última pestaña, "Alerts", podríamos hacer que dependiendo de los valores nos mostraran un semáforo, como veremos en otros objetos posteriormente.


SAP Crystal Dashboard es muy potente gracias a las funcionalidades de alguno de sus componentes. La combo box que utilizamos en este ejemplo hace que al escoger el representante que queremos analizar nos inserte directamente ciertos valores en las celdas que nos interesan en la hoja Excel; los valores disponibles en la combo box son los valores de las celdas desde la B11 a la B24 (Source Data), donde están todos los representantes, y al escoger uno de ellos hacemos que los valores de ese representante (la línea a su derecha: Insertion Type=Row), se copien en las celdas que utilizamos para hacer las comparaciones que queremos (Destination).


Yendo más allá, podemos ayudarnos de la integración  con Microsoft Excel para conseguir resultados muy interesantes. En el gráfico Gauge de este ejemplo estamos representando un valor que es una fórmula de Excel, que a su vez está utilizando valores que cambian gracias a lo comentado en el apartado anterior con la inserción que hacíamos al escoger un valor de la combo box. A nivel de formato, a través de la pestaña "Alerts" creamos un rango de posibilidades a resaltar dependiendo del valor representado.


Para ir viendo cómo nos queda el cuadro de mandos podemos ir clicando en la opción del menú "Preview", con lo que iremos comprobando que el funcionamiento es el que queremos.

Cuando hemos acabado el desarrollo y hay que distribuirlo entre los usuarios, tenemos varias opciones: exportar en su formato nativo, Adobe Flash (también como HTML 5 si disponemos también de alguna de las soluciones de plataforma de Business Intelligence de SAP), o bien incrustar ese Flash en ficheros de Microsoft Office (PowerPoint, Outlook, Word), en ficheros PDF, o en páginas HTML.


Temas: SAP Crystal Dashboard , Business Intelligence
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